Gökhan Güzel (System Administrator) –

3DEXPERIENCE ITEROP ile İş Süreçlerinizi Uçtan Uca Dijitalleştirin ve Otomatikleştirin

Günümüz işletmelerinde dijital dönüşüm yalnızca kullanılan yazılımları yenilemek anlamına gelmiyor. Asıl dönüşüm; departmanlar, çalışanlar, veriler ve kurumsal sistemler arasında ilerleyen iş süreçlerinin daha hızlı, görünür ve yönetilebilir hale getirilmesiyle gerçekleşiyor.

Ancak birçok organizasyonda kritik süreçler hâlâ e-postalar, Excel dosyaları, manuel onaylar ve birbirinden bağımsız sistemler üzerinden ilerliyor. Bir talebin kimde beklediğinin bilinmemesi, farklı dosyalarda tutulan veriler, geciken onaylar ve değişen iş kurallarına uyum sağlamakta zorlanan eski sistemler yalnızca zaman kaybına değil; operasyonel risklere, artan maliyetlere ve kontrol kaybına da neden olabiliyor.

3DEXPERIENCE ITEROP, tam olarak bu noktada işletmelerin süreçlerini görsel olarak modellemesine, otomatikleştirmesine, izlemesine ve sürekli geliştirmesine olanak sağlayan kurumsal bir low-code iş akışı yönetimi yaklaşımı sunuyor.

 

3DEXPERIENCE ITEROP Nedir?

3DEXPERIENCE ITEROP, iş süreçlerinin modellenmesi, otomatikleştirilmesi ve yönetilmesi için geliştirilen bulut tabanlı, low-code bir iş akışı çözümüdür.

Low-code yaklaşımı sayesinde süreç oluşturmak için karmaşık kodlama çalışmalarına ihtiyaç duyulmaz. Görsel ve BPMN tabanlı süreç modelleme araçları kullanılarak görevler, onay mekanizmaları, formlar, iş kuralları ve farklı karar noktaları oluşturulabilir.

Bu yapı sayesinde yalnızca IT ekipleri değil, iş süreçlerini doğrudan yöneten departmanlar da kendi operasyonlarının tasarlanması ve geliştirilmesinde daha aktif rol oynayabilir.

Bugün 3DEXPERIENCE ITEROP; 200.000’den fazla kullanıcı, 180’den fazla kurumsal müşteri ve günlük 20.000 iş süreci ile farklı ölçeklerdeki organizasyonların süreç yönetimini destekliyor.

 

Manuel Süreçlerin Yarattığı Görünmeyen Maliyetler

Bir iş süreci çalışıyor olabilir; ancak bu onun verimli olduğu anlamına gelmez.

Örneğin bir onay sürecinin e-posta üzerinden yürütüldüğünü düşünün. Talep oluşturulur, farklı kişilere iletilir, gerekli bilgiler Excel dosyalarında tutulur ve süreç boyunca farklı sistemlerden veri alınır. Süreç ilerledikçe hangi versiyonun güncel olduğu, onayın kimde beklediği veya gecikmenin nerede oluştuğu giderek belirsizleşebilir.

Benzer şekilde, yıllar içerisinde kurum içinde geliştirilmiş ancak değişen gereksinimlere uyum sağlamakta zorlanan sistemler de yeni iş kurallarının uygulanmasını yavaşlatabilir.

Sonuçta işletmeler üç temel problemle karşılaşır: manuel takip, esnek olmayan sistemler ve görünmeyen operasyonel riskler.

3DEXPERIENCE ITEROP, bu dağınık yapıyı tek bir süreç yaklaşımı altında bir araya getirerek insanların, verilerin ve kurumsal sistemlerin koordineli şekilde çalışmasını hedefler.

 

Çiz, Otomatize Et, Ölç ve İyileştir

ITEROP’un süreç yönetimi yaklaşımı dört aşamalı sürekli bir çeviklik döngüsüne dayanır:

Çiz: İş süreçleri görsel olarak modellenir. Görevler, sorumlular, formlar, karar noktaları ve iş kuralları tanımlanarak sürecin dijital yapısı oluşturulur.

Otomatize Et: İnsanlar ve kurumsal sistemler aynı iş akışı içerisinde birbirine bağlanır. Manuel olarak takip edilen adımlar otomatikleştirilebilir ve süreç içerisindeki veri akışı yönetilebilir.

Ölç: Süreçler gerçek zamanlı olarak takip edilir. KPI’lar, tamamlanma süreleri, gecikmeler ve diğer performans göstergeleri görünür hale getirilir.

İyileştir: Elde edilen veriler kullanılarak darboğazlar belirlenir ve süreçler sürekli geliştirilebilir. Böylece işletmeler değişen gereksinimlere uyum sağlamak için süreçlerini tamamen baştan oluşturmak zorunda kalmaz.

Bu döngü, süreç yönetimini tek seferlik bir dijitalleştirme projesinden çıkararak sürekli gelişen bir yapıya dönüştürür.

 

IT’ye Bağımlılığı Azaltan Low-Code Yaklaşımı

Geleneksel iş uygulamalarında yeni bir formun, onay mekanizmasının veya iş kuralının oluşturulması çoğu zaman yazılım geliştirme süreçlerine bağlıdır. Bu durum iş birimlerinin ihtiyaçları ile IT ekiplerinin geliştirme takvimleri arasında önemli bir zaman farkı yaratabilir.

ITEROP’un görsel tasarım yaklaşımı sayesinde iş birimleri süreçlerini doğrudan modelleyebilir, formlar ve kurallar oluşturabilir ve ihtiyaçlara göre güncelleyebilir.

Böylece IT ekiplerinin rolü ortadan kalkmaz; aksine, rutin süreç geliştirme taleplerinden kaynaklanan yük azalırken IT ekipleri entegrasyon, güvenlik ve kurumsal mimari gibi daha kritik alanlara odaklanabilir.

 

Mevcut Sistemlerinizi Değiştirmek Yerine Birbirine Bağlayın

İş süreçlerini dijitalleştirmenin en önemli zorluklarından biri, işletmelerde hâlihazırda kullanılan farklı sistemlerdir. ERP, CRM, özel veritabanları, bulut uygulamaları ve diğer kurumsal çözümler çoğu zaman farklı veri yapıları içerisinde çalışır.

ITEROP, 100’den fazla hazır bağlantı seçeneği ve REST API desteği ile bu sistemler arasında bir süreç katmanı oluşturabilir.

SAP, Salesforce, Microsoft Teams, Google ve DocuSign gibi yaygın kurumsal çözümlerin yanı sıra 3DEXPERIENCE platformundaki uygulamalar da iş akışlarına dahil edilebilir.

Bu yaklaşımın temel amacı mevcut sistemleri ortadan kaldırmak değil, onları aynı iş sürecinin parçaları haline getirmektir. Böylece örneğin bir sistemde gerçekleşen olay başka bir sistemde otomatik olarak görev oluşturabilir, onay süreci başlatabilir veya gerekli bilgiyi ilgili kullanıcıya iletebilir.

Sonuç olarak doğru veri, doğru zamanda, doğru kişiye ulaştırılabilir.

 

Yapay Zekayı İş Süreçlerinin Bir Parçası Haline Getirin

Süreç otomasyonu artık yalnızca belirli kurallar gerçekleştiğinde görev oluşturmakla sınırlı değil.

ITEROP, OpenAI ve Mistral AI gibi büyük dil modellerinin (LLM) iş süreçlerine dahil edilmesini destekleyerek yapay zekâ tabanlı yeteneklerin süreç akışlarının bir parçası haline gelmesine olanak tanır.

Böylece belirli görevlerin otomatikleştirilmesi, içeriklerin işlenmesi veya süreç içerisindeki karar mekanizmalarının desteklenmesi gibi senaryolarda yapay zekâdan yararlanılabilir.

Buradaki önemli nokta, yapay zekânın bağımsız bir araç olarak kullanılmasından ziyade tanımlanmış kurumsal süreçlerin içerisine entegre edilebilmesidir.

 

Gerçek Zamanlı Görünürlük ile Darboğazları Tespit Edin

Bir sürecin dijital olması tek başına yeterli değildir. İşletmelerin o sürecin nasıl performans gösterdiğini de görebilmesi gerekir.

ITEROP’un gösterge panelleri sayesinde yöneticiler bir görevin kimde olduğunu, sürecin hangi aşamada bulunduğunu ve nerelerde gecikme yaşandığını gerçek zamanlı olarak takip edebilir.

KPI analizleri ile tamamlanma süreleri ve performans göstergeleri ölçülebilir, geciken süreçler otomatik olarak raporlanabilir ve darboğazlar görünür hale getirilebilir.

Bu görünürlük, Kaizen yani sürekli iyileştirme yaklaşımını da destekler. İşletmeler çalışan süreçleri tamamen yeniden tasarlamak yerine elde ettikleri veriler doğrultusunda adım adım optimize edebilir.

 

Hızlı Canlıya Alım ile Daha Erken Değer

Kurumsal dijital dönüşüm projelerinin en büyük problemlerinden biri, uygulamaya geçiş sürelerinin uzamasıdır.

ITEROP’un low-code yaklaşımı bu süreyi önemli ölçüde kısaltmayı hedefler. Süreçler anlama, gösterme, test etme ve üretime alma adımları üzerinden hızla geliştirilebilir.

Karmaşık bir sürecin yaklaşık bir hafta içerisinde devreye alınabilmesi mümkün olurken, ITEROP müşterilerinin %93’ü ilk ay içerisinde canlı kullanıma geçmektedir.

Bu yaklaşım işletmelerin tüm organizasyonu aynı anda dönüştürmeye çalışması yerine tek bir kritik süreçle başlayıp sonuçları görmesine ve başarılı modeli daha sonra diğer süreçlere yaygınlaştırmasına olanak tanır.

 

3DEXPERIENCE ITEROP Hangi İş Süreçleri İçin Uygun?

ITEROP özellikle birden fazla kişinin veya departmanın dahil olduğu, farklı onay ve karar noktaları içeren süreçlerde değer yaratır. Zaman sınırlarının, hatırlatmaların ve ekipler arası koordinasyonun önemli olduğu operasyonlar; görünürlük ve KPI takibi gerektiren kritik süreçler ile iş kurallarının sık değiştiği çalışma ortamları bu kapsamda öne çıkar.

Buna karşılık ITEROP basit bir kişisel görev listesi veya yalnızca hesaplama yapmak için kullanılan bir araç değildir. Platformun asıl değeri, insanların karar verdiği, sistemlerin veri sağladığı ve farklı iş kurallarının birlikte yönetildiği kurumsal süreçlerde ortaya çıkar.

 

Farklı Sektörlerden Ölçülebilir Sonuçlar

ITEROP’un kurumsal ölçekte sağladığı etkinin en güçlü göstergelerinden biri farklı sektörlerdeki kullanım örnekleridir.

Danone, SAP, DocuSign ve kurum içi uygulamalar arasında parçalanmış operasyonlarını yüksek entegrasyonlu bulut tabanlı bir süreç yaklaşımı altında birleştirerek %550 yatırım getirisi (ROI) elde etti.

Airbus, uçuş testlerinden gelen geri bildirimlerin e-posta trafiği içerisinde kaybolmasını önlemek amacıyla talepleri merkezi bir süreç üzerinden yönetmeye başladı ve e-posta trafiğini 4 kat azalttı.

SULO, kamyon yükleme güvenlik kontrollerindeki manuel takibi dijitalleştirerek sahadan mobil veri girişini ve anlık denetimi mümkün hale getirdi. Bunun sonucunda sipariş işleme süreci 6,5 kat hızlandı.

Crédit Agricole, COVID-19 döneminde devlet destekli kredilerin dağıtımında değişen düzenleyici gereksinimlere hızla uyum sağladı. ITEROP ile oluşturulan yapıda bugün günde 250’den fazla iş süreci çalıştırılıyor.

Thales örneğinde ise çözümün ölçeklenebilirliği daha da belirgin hale geliyor: 7 farklı iş biriminde, 120.000’den fazla kullanıcı ve 300’den fazla süreç, kurumsal standardizasyon kapsamında yönetiliyor.

 

Süreç Otomasyonundan Kurumsal Orkestrasyona

İş süreçlerinin dijitalleştirilmesi yalnızca kağıt formların elektronik forma dönüştürülmesi veya manuel görevlerin otomatikleştirilmesi anlamına gelmemeli.

Asıl değer; insanların, kurumsal verilerin, mevcut IT sistemlerinin ve iş kurallarının aynı süreç içerisinde koordineli şekilde çalışabilmesinden ortaya çıkar.

3DEXPERIENCE ITEROP, low-code süreç tasarımı, entegrasyon, otomasyon, gerçek zamanlı izleme ve sürekli iyileştirme yeteneklerini aynı yapı içerisinde bir araya getirerek işletmelerin çalışma biçimlerini adım adım dönüştürmesine yardımcı olur.

Bu dönüşümün büyük ve riskli bir projeyle başlaması da gerekmez. Tek bir kritik süreci haritalandırmak, darboğazları belirlemek ve otomasyon potansiyelini değerlendirmek; daha geniş kapsamlı bir dijital dönüşümün ilk adımı olabilir.

Küçük başlayın, sonuçları ölçün ve başarılı süreçleri kurum genelinde ölçeklendirin. 3DEXPERIENCE ITEROP ile iş süreçlerinizi daha görünür, bağlantılı ve yönetilebilir bir yapıya dönüştürün.